小中学生ママの学校関連のお便りのシンプル管理法【前編】

第3回のテーマは、こちら。
長いので前後編に分けてお伝えします。

研究テーマ vol.３：小中学生ママの学校関連の書類の管理法【前編】

さっそくいただいたお悩みに対して、片づけ研究家の浦川なおみと一緒に考察していきましょう！

▶お悩み
学校からのお便りがすぐに溜まってしまいます。
書類の収納や管理のコツはありますか？

学校からのお便りが溜まってしまうとのこと。
ペーパーレス化でメール配信になったりもしていますが、紙でのお便り配付もまだまだあるのが現状という学校も多いようですね。

あの〜、
今日は書類の管理についてお話しする前にお伝えしておきたいことがあるんですが、、、

なんでしょう？

わたしは書類の管理がめちゃくちゃ苦手でして、、、
つい書類を放置したくなってしまう「書類放置民」という未開の民族だと自負しています(笑)
なので、細かいファイリング法とか、そういうのを期待されているとしたら、ちょっと期待はずれかもしれません。

お片づけの先生なのに意外です。

いや、本当に苦手なんですよ･･･。
社会人1年目で初めて一人暮らしをしたときに、ガスや電気の料金の引き落とし手続きを後回しにしすぎて、振り込みにも行けなくてうっかりガスを止められそうになったこともあるくらいなので･･･。

そんな書類放置民だからこそ、「極力シンプルで家族も協力しやすい仕組み」が私の書類の片づけのテーマです。

そうだったんですね。
お子さんが3人いてもお部屋がスッキリしているので、書類の管理が得意なイメージを勝手に持っていました。

もちろんガスを止められそうになったころに比べればさすがに成長しているとは思いますが、今でも書類に関しては、しっかり者の夫と娘に大いに助けられているんですよ。私は助けてもらいやすい環境だけは、ちゃっかり用意している、という感じです。

ふふふ、それ、いいですね(笑)

はい、すごく快適です(笑)
では、苦手カミングアウトができてスッキリしたので、さっそく書類の管理法のお話に入りましょう！

そもそも、なぜ書類の管理が大変なのか？って考えたことありますか？

いやー、ないですね。

それは、書類は、自分の意志と関係なく増えていくものだからです。

お洋服や本や食器などは、自分の意志で買うなり譲り受けるなりして自宅に迎えますよね。
でも、書類は一方的に受け取るもの。

だから、気づいたら増えている･･･という状況になりやすいんです。

確かにそうですね。

しかも中身を読まなければ捨てる判断ができないのも、書類放置民には面倒なポイント。
私たち書類放置民って「大事な書類かも知れない」「捨てたら困るかも」と扱いが分からないままなんとなく取っておいて山になっている・・・というのがよくあるパターンじゃないですか？

いや、まさにそれです！笑
「なんとなく」と「とりあえず」で、いつも取っておくんです。

ですよね(笑)
わたしもそうだったのでよくわかります。
ではここからは、
そんな私たちに合わせた学校関係の書類の管理法のお話に入っていきますね。

▷解決へのSTEP1：「書類は全捨て前提」という意識を持つこと

出た！全捨て・・・
こんまりさんの本を読んで、「えーっ！？」と軽くショックを受けたワードです。

「書類は全捨て」ってこんまり語録の中でもなかなか過激なワードですよね。
実はこの言葉は、こんまりさんの実際のレッスンでのお客様とのやり取りから生まれたそうです。

人生がときめく片づけの魔法（改訂版のみ）
第3章「モノ別」に片づけるとこんなにうまくいく
書類は「全捨て前提」で片づける、より

こんまりさんが、あるお客様のレッスン中にシュレッダーを前に
「書類が多すぎるので、私が今から、残りの書類を全部捨てますね！」
と冗談を言ったそうです。

それに対して
「これと、これと、これだけは残してください！」と慌てたお客様。

こんまりさんが「冗談です、すみません」とお詫びをした後、
そのお客様が「あれ？ひょっとして私が必要な書類って今言ったものだけかも・・・」と気づかれたのだそう。

このエピソードから分かるように、本当に残さなければいけない書類って実はそんなに多くないんです。架空のこんまりさんを脳内に登場させて、全部捨てられる前提で「これだけは！」というモノを残してみてください。実際にやってみると、わかります。

紙1枚の存在感が大したことないので、ついつい「とりあえず取っておこう」と思いがちですが、それをやると、どんどん溜まって大変なことになってしまうので、全捨て前提の心構えで向き合う意識を大事にしてくださいね。

でも、家族暮らしだと勝手に捨てられない書類もありますよね？

はい、全捨てといえども、なんでも勝手に捨てて良いわけではありません。

▷解決へのSTEP２：書類の管理者をハッキリさせる

家族暮らしの場合は「それは誰が管理する書類なのか？」を必ず考えます。
捨てていいのは、自分が管理する書類だけ、です。

学校関係書類ではありませんが、我が家では2段ベットの組み立て方が書いた書類を「もう組み立て終わっているから要らないかな？」と思いつつ念のため夫に確認したら「解体する時にいるから取っておいて」と言われたことがあるので、もし確認せずに捨てていたらトラブルになっていたかもしれません。

片づけ祭りを機に「どの書類をだれが管理するか」をご家族で確認してみると良いですよ。

曖昧だと、いつの間にか私が全て管理することになってしまうので、家族とも相談しながらやるのは良さそうです。
全捨て前提以外で、学校関係の書類の片づけのコツはありますか？

▷解決へのSTEP３：学校関係書類のもつ特性に合わせた収納とは

こんまりメソッドでは、残す書類の目安は「いま必要」「しばらく必要」「ずっと取っておく」の３つとしていますが、これで分類すると学校関係の書類の大半が「いま必要」に当てはまるんです。

行事の写真の申し込みの案内や、授業参観や懇談のお知らせ、学年だよりなど、その都度お知らせしてくれるスタイルなので、ほとんど数日、長くても1か月程度で動きがありませんか？

言われてみれば確かに。

それらを100円ショップなどで買えるペラペラの普通のクリアファイルにひとまとめにして、学校関連の書類整理はおしまいです。
もし、お子様が複数人いらっしゃる場合は、お子様ごとにファイルを分けます。
ラベリングは「〇〇（子どもの名前）学校」が分かりやすいと思います。

我が家の長男の学校関連のお便り管理

実は、これだけです。

え、これだけですか？本当にシンプルですね。

それが私がストレスなく管理できるレベルの限界なんです(笑)
書類の管理以外にやりたいことがいっぱいあるので、時間も使うスペースも最小限を目指しています。

少し細かいアドバイスになりますが、ラベリングは裏面にもしておくと便利ですよ。

長男のファイルの裏面

そうそう、ひとつだけ注意点があります。
私たち書類放置民は、ここで一枚一枚分けていれるブック型のタイプのファイルには絶対に手を出してはいけません！

お気に入りのレシピの切り抜き集や見返したいセミナー資料など、そのまま本のような役割で使いたいものにはブック型ファイルが良いのですが、学校関係の書類は出入りが多いので、ブック型のファイルだと出し入れが面倒くさくなって維持ができません。

丁寧に時間をかけて綺麗にしてその時は満足しますが、しばらくすると機能していない・・・という事態を避けるためにも、学校関係書類はとにかく出し入れが簡単であることが最重要事項です。

あぁ、私も心当たりがあります！そういえば保育園時代のママ友も、最初は順番に保管していたけど、そのうち｢やってられない！｣になったと言ってました。

わかります。書類放置民はそうなっちゃうんですよね(笑)

まとめ
①全捨て前提の心構えで
②家族暮らしは管理者をハッキリさせよう
③動きの多い学校関係書類はクリアファイルでシンプル管理が基本

前編では心構えと全体像をざっくりお伝えしたので、
後編で具体例を出しながらより詳しく見ていきます。

後編の目次

▶〇〇〇の書類は必ず分ける
▶成績表を残す場合は、書類？思い出品？
▶書類のタイプ別おすすめ収納グッズ

実は書類放置民でありながら、
私が一番好きなのは書類の片づけレッスン。

自分も悩んだからこそ、
レッスンを終えたお客様の
「頭がスッキリしましたーーー！！」
の心の喜びを分かち合う瞬間は最高です♪