小中学生ママの学校関連のお便りのシンプル管理法【後編】

第3回のテーマは、こちら。

研究テーマ vol.３：小中学生ママの学校関連の書類の管理法【後編】

前編はこちら

前編を要約すると、

▶お悩み
学校からのお便りがすぐに溜まってしまいます。
書類の収納や管理のコツはありますか？

というお悩みに対して、
書類をつい放置したくなる「書類放置民」を自負する浦川が
家族にも協力してもらいやすい極力シンプルな管理法の
心構えと全体像をざっくりお伝えする記事になっております。

後編では、
さらに詳しく、具体的なお話をしていきますね。

▷解決へのSTEP1：未処理の書類は必ず分ける

残す書類の中で必ず分けて収納するべきものがあります。

それが「未処理」の書類。

「未処理」とは、自分が何かアクションを起こさなければいけない書類のこと。

例えば、個人懇談の案内のお便りを子どもが持ち帰ったとしますよね。
親は懇談の候補日を記入して子どもに持たせなければいけません。

もし、すぐに候補日を記入できるなら、その場で書いて、切り取って子どもに渡して、案内部分だけをファイルに入れて保管、で完了です。

でも、例えば他の日程の調整が必要だったりしてすぐに回答できない場合に、未回答のまま他のお便りと同じファイルに入れてしまうと、私たち書類放置民は、そのお便りの存在を忘れてしまいます。

なので、返事が必要だったり、申し込み手続きがあったり、自分が何かしらのアクションを起こさなければいけない書類は学校関係に限らずすべて「未処理ボックス」に入れて、期日までに処理できるようにします。

未処理ボックス！それは良さそうです。

はい、これをつくったおかげで、期限内に提出できるようになったので本当におすすめです！
家族暮らしなら、家族の人数分の未処理ボックスを用意して、誰が何をいつまでに処理すべきなのか視覚的にわかる仕組みにすることが大事です。

あるお客様は「夫の書類が多くて散らかる！」と思っていたのに、未処理ボックスを作って仕分けたらなんとご自分の書類の方が多かったと気づかれて笑っていました(笑)

きちんと現状を把握してみるって、大事ですね。
未処理ボックスには、どんな収納グッズがいいですか？

▷解決へのSTEP２：未処理の書類に適した収納は？

未処理の書類をほとんど溜めない方ならトレー型でも良いですが、私はつい溜めがちなのと、書類を立てて一目で何がどれくらいあるかわかる方が良いのでファイルボックスにしています。

我が家では無印良品のポリプロピレンスタンドファイルボックスA4用を使っています。

ファイルボックスには縦型と横型がありますが、横型だと小さめのお便りが見えないので縦型がオススメです。

つまり、我が家の場合は未処理ボックスが夫、わたし、長男、娘、次男で５つ、クリアファイルに入れた保存書類を入れるボックスが1つ。

合計６つのファイルボックスで書類の管理をしている、ということになります。

そう聞くとかなり少なそうな気がします。
お子様の成績表や健康カードみたいなものはどうしているんですか？

▷解決へのSTEP３：成績表、健康カードは書類扱いしない？

成績表や健康カードは、1学期と２学期は印鑑を押して学校に返却するシステムなので、それに則っています。
持ち帰ったらすぐに印鑑を押して子どもに持たせるので、自宅で管理する必要はありません。

学年末に持ち帰ったときは学校へ返却の必要がないので「思い出品」として書類とは別に保管をしています。3人の子ども達が「何年生の時は身長がどれくらいだった！」などとたまに見返して兄姉弟で比べたりして楽しんでいるので捨ててはいません。

他にも、学校からのお便りの中でも、担任の先生からの手書きのお手紙だったり、写真付きのクラス通信やPTAだよりなど「いま、情報として必要なわけではないけれど残しておきたいもの」があれば、書類ではなく思い出品のカテゴリーに入れます。
書類として扱うのは、あくまでも「いま、情報として必要なものだけ」と限定することでスッキリ管理できます。

もちろん親も子も残す必要がないと思うなら残さなくても良いですし、もし成績表を塾や家庭教師の先生に提出する予定があったり、健康カードが病院を受診する際に必要になるなら、それは情報として必要ですので思い出品ではなく「書類」として扱います。

書類の「ご家庭における役割」をいつも考えるようにするとうまくいきます！

書類が苦手と言っても、書類と一切関わらずに日常生活を送ることは現実的ではありません。
だから、私たち書類放置民が考えるべきは、いかにハードルを下げて苦手と付き合っていくか？です。

つい先日も「音楽会の写真の申し込み締め切り、明後日だよ！」と、声をかけてくれた頼もしい夫の力を借りつつ、わたしも頑張りたいと思います(笑)